科技人該如何建立時間管理系統

永錫老師是影響我們JR很大的貴人,
這一年半來,
我們JR常伴隨著永錫老師南征北討
到各大公司、校園,
甚至還出國比賽到北京
做時間管理的分享
雖然我們都只是擔任助教助手的角色
但是從這些活動互動過程中
跟老師學習到的身教、言教
對我們有著深層巨大且非常正面的影響,
今天早上看到永錫老師
剛寫了一篇新人讓如何學習時間管理的文章

文章中有針對科技人的工作型態
介紹了很多不錯的觀念和工具
覺得很實用,轉貼過來跟大家分享囉!!   Jerry

新人學習時間管理的困難? 協助組織成員導入時間管理精神

    最近在廣州、新竹、北京都有公司要有系統地導入時間管理系統,他們相信,時間管理不僅有助於個人生產力,促進組織內時間管理文化形成,對組織生產力有很大的幫助。
    我越是和更多公司接觸互動,越是發現大家對於時間管理的殷殷期盼,期待這樣的方法讓工作效率更好,減少加班,做到生活和工作的平衡。我也發現,因為組織內接觸的時間管理的時間不一,缺乏有經驗的實踐者引導及點醒,同仁可能在不同的狀況卡住,難以持續前進。
    有沒有一個方法能夠讓大家可以逐漸學習到時間管理系統的建立,節省大家的時間呢?
    我覺得是可以的,時間管理系統引入的初期,需要建立兩個工具,一個是收件匣,一個是行動清單,因為是新的技能,難免遇上許多使用上的困難,這篇文章就是在討論如何逐漸上手收件匣及行動清單,讓我們看下去吧。

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    1. 初學者的困境
    上週五到竹科去做客戶訪談,共有六位竹科優秀的工程師一起討論學習GTD面對的困難,有一定肯定的是,大家都覺得這樣的系統方法幫助很大,但是也覺得難以突破,工程師們操練收件匣及行動清單,大都做到下面的程度。
    收件匣:把雜事放到收件匣中
    行動清單:把雜事加工,自己要做的部份,放到一個長列清單中
    委託清單:等待別人回應的,放到另外一個清單中
    運用的技巧還有兩分鐘原則,每週檢視,這樣就形成一個基本的GTD小系統,這是很棒的開始。但是往往這樣就卡住了,難以繼續前進,其實在這個階段, 收件匣和行動清單都還可以繼續深化,看自己習慣從哪個開始,收件匣要做到的是完整的蒐集,把自己的想法、外界環境的有用訊息完整捕捉,行動清單要配合自己 的工作性質,做更有效率地場合分類,下面我們繼續來講解如何做到。

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    2. 建立更強大的收件匣
    我自己是用Getideaz for iPhone作為收件匣,隨時隨地捕捉自己的靈感及雜事。
    其實我覺得這是一個需要長久練習的習慣,當我們對別人承諾,覺得某件事情自己有責任,就應該要記錄並放在收件匣之中。
    這個收件匣最好是隨身、10秒內可以開始記錄,我們人會隨時帶在身邊的東西只有手機、錢包、鑰匙圈,因此我用iPhone作為我的收件匣,這樣子在能隨時隨地捕捉自己的承諾。
    很多人都忽略了完整蒐集雜事的重要性,這個習慣需要半年以上才能練成,請大家蹲好馬步,才能建立強固的時間管理系統。
    PS. David Allen及一些朋友是用電子郵件系統來做為收件匣,下面繼續會介紹這樣的方式。
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    3. 提升自己的行動清單管理能力
    新竹工業區某公司有一位研究GTD的工程師,利用Outlook中的兩個插件Taglocity、ClearContext幫助他加上標籤及把電子郵件收件匣中的事情轉成行動事項,因為竹科的工作,email佔的量是很大的。
    也就是說,GTD的初學者要管理事情管得更好,慢慢就需要做兩件事情,一個就是加工的能力(讓自己的雜事可以轉成行動的事項),一個是分類的能力,列出不同場合(Context)的行動清單,這兩者都是在打造更加強力的行動清單。
    以前我也在這個部分打磨許久,學習建立更好的行動清單。從一開始Palm PDA的桌面程式,到第三方軟體Life Balance、Bonsai、mylifeorganized、Plan Plus,許多人就從此陷入了無盡的工具試用迴圈。David Allen本人使用的是Lotus Notes的eProductivity,深圳的幸福行動家周雋曾經寫過一篇文章詳細介紹。
    http://blog.sina.com.cn/s/blog_6d52274601011ui8.html
    為何選擇一個好的行動清單如此困難?因為我們不僅要管理行動,我們還要管理任務(超過一個行動才能達成的事情)。
    任務清單,David Allen使用的是eProductivity中的一個分類,每週檢視時,找出下一步行動,寫入行動清單的高度中,也就是說David Allen重視的是在於行動的層次。
    而我重視的是任務的層次,我的任務清單包含了任務結果圖像、任務下一步行動、任務支援資料,我一開始是用evernote來擔任這個任務,這樣我在不同的電腦及手機上,都可以同步看到自己的任務資料,管理起來非常簡便。
    個人認為任務管理對於我非常重要,讓我能夠同時掌管多個專案,並很容易和六個高度做好連結,這樣的方法讓時間管理系統小而有力。
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    4. 設計自己的工具系統
    昨天數睿科技鄭總及David分享了他們的時間管理系統,基本上都有收件匣、管理行動及任務的工具,行動的方法及檢視的思考,我覺得很棒。
    北京的武濱,運用Evernote+樂順備忘錄(awesome note)做文件收集,並用Omnifocus做六個高度的管理工作,也是位運用工具建構系統的高手。
    我經過多年和學習GTD的朋友互動,列出了建立時間管理工具系統的四個階段。
    從零開始:學習使用收件匣基本,養成加工習慣,建立行動清單,基本上是牛刀小試,瞭解一下系統。
    初階的部份:確認自己工作形式,設計自己主收件匣(有人是email,我是Getideaz for iPhone和Boogie Board Rip),定期將雜事加工成行動,這個階段是強化收件匣的功能。
    中階的部份:把行動清單用場合分類,每週檢視刪除不需要的行動,學會使用行事曆和行動清單搭配,這個階段是強化行動清單的使用。
    高階的部份:任務清單可以用 Evernote / Trello / Backpack /Omnifocus / Things 等清單工具列表,並同時同步到自己的手機上,讓任務清單及行動清單快速有效,做到和六個高度連結。
    F16 3
    結語
    John Boyd是美國空軍的奇人,他的空戰理論直接引導了美國設計出F-16戰機,她的理論是這樣的
    戰鬥機在空戰格鬥中搶佔優勢位置的原因不是速度和推力,而是戰鬥機的能量轉換能力。速度相應於動能,高度相應於位能,爬升和俯衝就是動能和位能之間的轉換,誰能更快地轉換能量水平,誰就能獲勝。
    在時間管理中,動能就代表我批次行動的速度,位能就表示我們做的事情能夠對自己的高度產生怎樣的影響,時間管理的高手,就是可以迅速切換行動和高度,讓我們隨時隨地靈活異常,迎接各種挑戰。
    今天這篇文章,我們討論的是如何從一個戰鬥機菜鳥飛行員,到翱翔九天的空戰飛行員高手,希望這篇文章能夠對學習時間管理的朋友,有所助益喔。

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