最近在廣州、新竹、北京都有公司要有系統地導入時間管理系統，他們相信，時間管理不僅有助於個人生產力，促進組織內時間管理文化形成，對組織生產力有很大的幫助。
我越是和更多公司接觸互動，越是發現大家對於時間管理的殷殷期盼，期待這樣的方法讓工作效率更好，減少加班，做到生活和工作的平衡。我也發現，因為組織內接觸的時間管理的時間不一，缺乏有經驗的實踐者引導及點醒，同仁可能在不同的狀況卡住，難以持續前進。
有沒有一個方法能夠讓大家可以逐漸學習到時間管理系統的建立，節省大家的時間呢？
我覺得是可以的，時間管理系統引入的初期，需要建立兩個工具，一個是收件匣，一個是行動清單，因為是新的技能，難免遇上許多使用上的困難，這篇文章就是在討論如何逐漸上手收件匣及行動清單，讓我們看下去吧。

1. 初學者的困境
上週五到竹科去做客戶訪談，共有六位竹科優秀的工程師一起討論學習GTD面對的困難，有一定肯定的是，大家都覺得這樣的系統方法幫助很大，但是也覺得難以突破，工程師們操練收件匣及行動清單，大都做到下面的程度。
收件匣：把雜事放到收件匣中
行動清單：把雜事加工，自己要做的部份，放到一個長列清單中
委託清單：等待別人回應的，放到另外一個清單中
運用的技巧還有兩分鐘原則，每週檢視，這樣就形成一個基本的GTD小系統，這是很棒的開始。但是往往這樣就卡住了，難以繼續前進，其實在這個階段， 收件匣和行動清單都還可以繼續深化，看自己習慣從哪個開始，收件匣要做到的是完整的蒐集，把自己的想法、外界環境的有用訊息完整捕捉，行動清單要配合自己 的工作性質，做更有效率地場合分類，下面我們繼續來講解如何做到。

2. 建立更強大的收件匣
我自己是用Getideaz for iPhone作為收件匣，隨時隨地捕捉自己的靈感及雜事。
其實我覺得這是一個需要長久練習的習慣，當我們對別人承諾，覺得某件事情自己有責任，就應該要記錄並放在收件匣之中。
這個收件匣最好是隨身、10秒內可以開始記錄，我們人會隨時帶在身邊的東西只有手機、錢包、鑰匙圈，因此我用iPhone作為我的收件匣，這樣子在能隨時隨地捕捉自己的承諾。
很多人都忽略了完整蒐集雜事的重要性，這個習慣需要半年以上才能練成，請大家蹲好馬步，才能建立強固的時間管理系統。
PS. David Allen及一些朋友是用電子郵件系統來做為收件匣，下面繼續會介紹這樣的方式。

3. 提升自己的行動清單管理能力
新竹工業區某公司有一位研究GTD的工程師，利用Outlook中的兩個插件Taglocity、ClearContext幫助他加上標籤及把電子郵件收件匣中的事情轉成行動事項，因為竹科的工作，email佔的量是很大的。
也就是說，GTD的初學者要管理事情管得更好，慢慢就需要做兩件事情，一個就是加工的能力（讓自己的雜事可以轉成行動的事項），一個是分類的能力，列出不同場合（Context）的行動清單，這兩者都是在打造更加強力的行動清單。
以前我也在這個部分打磨許久，學習建立更好的行動清單。從一開始Palm PDA的桌面程式，到第三方軟體Life Balance、Bonsai、mylifeorganized、Plan Plus，許多人就從此陷入了無盡的工具試用迴圈。David Allen本人使用的是Lotus Notes的eProductivity，深圳的幸福行動家周雋曾經寫過一篇文章詳細介紹。
http://blog.sina.com.cn/s/blog_6d52274601011ui8.html
為何選擇一個好的行動清單如此困難？因為我們不僅要管理行動，我們還要管理任務（超過一個行動才能達成的事情）。
任務清單，David Allen使用的是eProductivity中的一個分類，每週檢視時，找出下一步行動，寫入行動清單的高度中，也就是說David Allen重視的是在於行動的層次。
而我重視的是任務的層次，我的任務清單包含了任務結果圖像、任務下一步行動、任務支援資料，我一開始是用evernote來擔任這個任務，這樣我在不同的電腦及手機上，都可以同步看到自己的任務資料，管理起來非常簡便。
個人認為任務管理對於我非常重要，讓我能夠同時掌管多個專案，並很容易和六個高度做好連結，這樣的方法讓時間管理系統小而有力。

4. 設計自己的工具系統
昨天數睿科技鄭總及David分享了他們的時間管理系統，基本上都有收件匣、管理行動及任務的工具，行動的方法及檢視的思考，我覺得很棒。
北京的武濱，運用Evernote+樂順備忘錄(awesome note)做文件收集，並用Omnifocus做六個高度的管理工作，也是位運用工具建構系統的高手。
我經過多年和學習GTD的朋友互動，列出了建立時間管理工具系統的四個階段。
從零開始：學習使用收件匣基本，養成加工習慣，建立行動清單，基本上是牛刀小試，瞭解一下系統。
初階的部份：確認自己工作形式，設計自己主收件匣（有人是email，我是Getideaz for iPhone和Boogie Board Rip），定期將雜事加工成行動，這個階段是強化收件匣的功能。
中階的部份：把行動清單用場合分類，每週檢視刪除不需要的行動，學會使用行事曆和行動清單搭配，這個階段是強化行動清單的使用。
高階的部份：任務清單可以用 Evernote / Trello / Backpack /Omnifocus / Things 等清單工具列表，並同時同步到自己的手機上，讓任務清單及行動清單快速有效，做到和六個高度連結。

結語
John Boyd是美國空軍的奇人，他的空戰理論直接引導了美國設計出F-16戰機，她的理論是這樣的
戰鬥機在空戰格鬥中搶佔優勢位置的原因不是速度和推力，而是戰鬥機的能量轉換能力。速度相應於動能，高度相應於位能，爬升和俯衝就是動能和位能之間的轉換，誰能更快地轉換能量水平，誰就能獲勝。
在時間管理中，動能就代表我批次行動的速度，位能就表示我們做的事情能夠對自己的高度產生怎樣的影響，時間管理的高手，就是可以迅速切換行動和高度，讓我們隨時隨地靈活異常，迎接各種挑戰。
今天這篇文章，我們討論的是如何從一個戰鬥機菜鳥飛行員，到翱翔九天的空戰飛行員高手，希望這篇文章能夠對學習時間管理的朋友，有所助益喔。